Як підтримувати безпеку даних при друкуванні конфіденційної інформації?

У багатьох компаніях розуміють важливість забезпечення безпеки даних та використовують надійні ІТ-стратегії для захисту конфіденційної інформації. Але функція друку часто залишається поза такими стратегіями.

Сервери забезпечують зберігання даних із контролем доступу. Дані на комп'ютерах, ноутбуках та планшетах шифруються паролями. Окремі файли та бази даних можуть також мати додатковий рівень безпеки. А що відбувається, коли виконується друк конфіденційних документів?

У цій статті ми розглянемо деякі поради та рекомендації, які допоможуть забезпечити безпеку даних під час друкування.

Встановіть пароль на принтері

Першим кроком до забезпечення безпеки даних є встановлення пароля на принтері. Це дозволить обмежити доступ до принтера тільки користувачам з відповідним паролем, що зменшить ризик доступу несанкціонованих осіб до конфіденційної інформації.

Цей спосіб скорочує ризик перехоплення конфіденційних матеріалів та зменшує відходи під час друку. Такий підхід особливо корисний у відділі кадрів, юридичному відділі та бухгалтерії, де співробітники працюють із великою кількістю конфіденційних документів.

Друкуйте тільки необхідну інформацію

Варто забезпечити, що друкується тільки необхідна інформація, а не вся документація цілком. Це зменшить ризик витоку інформації, оскільки документи, які не друкувались, не зможуть бути викрадені.

Щоб підвищити безпеку друку, спочатку потрібно визначити потенційні ризики для ваших даних. Для цього потрібно знати, хто і коли виконує друк. Це можна зробити за допомогою інструмента керування друком.

Це проста панель керування, яка допомагає контролювати навантаження на принтери та витрати на друк. З її допомогою можна створювати звіти, а це означає, що ви матимете контрольний журнал, який необхідний у разі порушення ІТ-безпеки. Ви зможете швидко визначити, які дані були надруковані або оброблені.

Використовуйте зашифровані засоби зберігання даних

Використовуйте зашифровані засоби зберігання даних, такі як USB-накопичувачі, щоб зберігати конфіденційну інформацію. Це зменшить ризик витоку даних, оскільки лише користувачі з правильним паролем зможуть отримати доступ до цих даних.

Використовуйте захищену мережу

Переконайтеся, що ваша мережа захищена від несанкціонованого доступу. Встановіть пароль на мережевий пристрій та використовуйте захищену мережу, щоб зменшити ризик доступу до конфіденційної інформації з боку зловмисників.