Як вибрати принтер для офісу. Декілька основних порад

Можливості офісної друкарської техніки вже давно вийшли за рамки друку, сканування та копіювання. Щоб вибрати пристрій, який підходить саме для вашого офісу, потрібно вирішити, для яких завдань потрібна техніка. Це допоможе підібрати принтер або БФП з оптимальним набором базових характеристик. При виборі потрібно врахувати тип пристрою, формат, можливості зв'язку та мобільного друку, підключення до хмари.

Тип принтера

Якщо впевнені, що вам не потрібно сканувати та копіювати документи, можна вибрати звичайний принтер. Якщо потрібний розширений набір функцій, ваш вибір - БФП. Такий пристрій є компактним та економічним рішенням для сканування, копіювання та друку документів.  

Крім того, БФП мають більш високий рівень автоматизації процесів, що робить їх ідеальним вибором для професійного використання. Вони також можуть друкувати макети на вищому рівні, з надійністю та більшою якістю, в той час як принтер може бути використаний для домашнього використання.

Принтери також відрізняються високим рівнем споживання енергії та нижчою ціною порівняно з БФП. Вони менш громіздкі та простіше в установці, тому вони ідеально підходять для домашнього використання. Вони також можуть бути з'єднані з різними пристроями, такими як ноутбуки, планшети та смартфони.

Принтер та БФП (зліва)

Формат

Для друку презентацій, інфографіки, креслень, брошур, календарів та оголошень потрібен пристрій з підтримкою друку у форматі A3. Якщо принтер потрібен лише для використання зі стандартними документами, можна вибрати формат A4. Необов'язково принтер з друком у форматі A3 буде дорожчим за звичайний. 

Бездротовий зв'язок.

Принтер або БФП з підтримкою Wi-Fi можна під'єднати до корпоративної мережі. Якщо не хочете простягати додаткові дроти до комп'ютерів співробітників, це ідеальне рішення. Підключившись до принтера через Wi-Fi, можна друкувати, навіть не перебуваючи поруч із принтером.

Мобільний друк

Друк через мобільні пристрої значно розширить можливості роботи з принтером. Стане в пригоді тим, хто активно використовує для роботи смартфон або планшет. Наприклад, якщо вам надіслали документи в месенджері, ви зможете надіслати їх на друк прямо зі смартфона. Зі смартфону або планшета можна відправити на друк майже будь-які файли без обмежень: текстові документи, таблиці, графіки, фотографії. Питання, як під'єднати принтер до мобільного. Є кілька варіантів, як це зробити:

• Через Wi-FI
• Через мобільний додаток. Цей спосіб вимагає встановлення на мобільний пристрій спеціальної програми друку. Такі програми в основному випускають розробники друкарської техніки. У складі цих програм є функції не тільки для друку, а й для сканування та обробки відсканованих зображень. Цей спосіб зручний у тому випадку, якщо парк пристроїв у вашій компанії однорідний. При використанні різних марок принтерів вам доведеться встановлювати кілька додатків – це не завжди зручно.
• Через Bluetooth. Ця технологія в корпоративному друку використовується рідко через незручність при підключенні та відсутності підтримки технології Bluetooth на більшості корпоративних моделей друкарської техніки. Проте, якщо вона є, цей варіант друку також можна використовувати.

Підключення до хмари

Буде корисним у компаніях, де активно користуються хмарними сховищами. Ця технологія забезпечить доступ до відсканованих документів із будь-якого пристрою в будь-якому місці. Хмарний друк – це технологія, яка дозволяє друкувати документи через Інтернет практично на будь-якому принтері. Є два типи хмарного друку: прямий, при якій документ відправляється одразу на принтер, підключений до Інтернету, та з використанням комп'ютера-посередника, який приймає завдання друку та відправляє його на приєднаний до нього кабелем принтер. Принцип відправлення друкованого завдання може бути двох видів. Відправлений на роздрук файл може поміщатися у спеціальну поштову скриньку (характерно для прямого хмарного друку) або в тимчасове файлосховище облікового запису користувача. При цьому необов'язково, щоб віддалений принтер завжди був увімкнений – надіслані завдання виходять і роздруковуються автоматично, як тільки принтер стає активним.

Продуктивність

Продуктивність – ключова характеристика будь-якого офісного обладнання. Важливо, щоб пристрій друкував та сканував швидко, а картриджа вистачало надовго. При виборі швидкості роботи принтера або БФП важливо розуміти обсяги друку та середній розмір документів. Якщо документи складаються з 2–6 сторінок, швидкість пристрою не така важлива. Якщо денний обсяг друку великий і хоча б один співробітник друкує документи по 20–30 сторінок, слід задуматися про більш «швидкісні» — 40 і більше стор/хв — моделі. У разі великого обсягу друку слід також звернути увагу на конфігурації з додатковими лотками подачі паперу.

Ще одна причина вибрати більш «швидкісний» пристрій – економічність. Потужні друкарські пристрої підтримують більш місткі картриджі з вигідним співвідношенням вартості та кількості тонера. Висновок очевидний: чим вища продуктивність пристрою, тим менше ви будете витрачати витратні матеріали в розрахунку на одну сторінку. 

При виборі апарата слід орієнтуватися на рекомендоване виробником щомісячне навантаження, а не на максимальне, яке здатне витримати пристрій.

Додаткові функції

БФП останнім часом стали «розумнішими». Зараз ці пристрої можна легко під'єднати до робочого процесу, щоб зробити його швидше та простіше. При скануванні БФП може витягувати інформацію з документа, щоб потім автоматично завантажити її в інформаційну систему, надіслати електронною поштою або за необхідності внести до шаблону будь-якого документа чи анкети. Якщо дані під час сканування вилучаються з паспорта, пристрій може автоматично видрукувати згоду на обробку персональних даних. Це зручно для менеджерів по роботі з персоналом.

Тим, хто погано знає іноземні мови, але змушений працювати з документами англійською, можуть стати в пригоді БФП із вбудованим перекладачем. Так, при скануванні пристрій зможе автоматично розпізнати текст, перекласти його, а потім надрукувати переклад або надіслати його вам на електронну пошту.

Деякі принтери дозволяють запускати друк лише після авторизації співробітників за PIN-кодом або пластиковою карткою. Це потрібно, щоб обмежити доступ до принтера та захистити інформацію на копіях.

Якщо доводиться постійно оцифровувати великі масиви документів, вам знадобиться БФП із функцією сортування. Такий пристрій здатний розділяти відскановані дані на окремі документи, розпізнавати текст та штрих-коди, створювати файли з метаданими та завантажувати їх в інформаційну систему компанії.

(Великий додатковий функціонал в сучасних принтерах)

Як вибрати хороший принтер для офісу

Проаналізувати свої завдання та вибрати базові функції. Для невеликого офісу, де потрібний виключно друк документів, краще купити звичайний принтер. Для офісу з великою кількістю співробітників та різними завданнями - БФП з підключенням до Wi-Fi та можливістю мобільного друку.

Оцінити оптимальний рівень продуктивності. Для цього потрібно розрахувати обсяг друку та сканування. Чим більше сторінок у документах і чим більше співробітників, тим продуктивніший пристрій вам потрібен.

Звернути увагу на технології автоматизації, які збільшать ефективність вашої роботи. Це додаткові функції сортування документів і швидкого доступу до документів різного типу, які полегшать роботу співробітників з різними завданнями.

Залишились запитання?

Задайте їх спеціалістам компанії "Любе-Плюс" які з радістю допоможуть у всіх питаннях, а також підберуть необхідний принтер саме для вас! Контактні дані можна знайти у верхній частині сторінки.